Datenschutzerklärung

Datenschutzrechtliche Hinweise nach Art. 13, 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) für die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung der „Kümmer-App Cloppenburg“

1. Verantwortlichkeiten / Ansprechpartner

Verantwortliche Stelle im Sinne von Artikel 13, 14 DS-GVO:
Stadt Cloppenburg
Der Bürgermeister
Sevelter Straße 8
49661 Cloppenburg
Telefon: 04471 – 185- 0, Telefax: 04471- 185- 101
E-Mail: rathaus@cloppenburg.de

behördliche Datenschutzbeauftragte:
Frau Kretschmar
Stadt Cloppenburg
Sevelter Straße 8
49661 Cloppenburg
Tel.: 04471- 185-134
E-Mail: datenschutz@cloppenburg.de

2. Verarbeitungstätigkeit und Zwecke der Datenverarbeitung

Datenerhebung beim Herunterladen und Installieren der App

Um unsere App aus einem App-Store (zum Beispiel Google Play, Apple App Store) herunterladen und installieren zu können, müssen Sie sich zunächst bei dem Anbieter des jeweiligen App-Stores für ein Nutzerkonto registrieren und mit diesem einen entsprechenden Nutzungsvertrag abschließen. Hierauf haben wir keinen Einfluss, insbesondere sind wir nicht Partei eines solchen Nutzungsvertrags. Beim Herunterladen und Installieren der App werden die dafür notwendigen Informationen an den jeweiligen App-Store übertragen, insbesondere Ihr Nutzername, Ihre E-Mail-Adresse und die Kundennummer Ihres Accounts, der Zeitpunkt des Downloads, Zahlungsinformationen und die individuelle Gerätekennziffer. Auf diese Datenerhebung haben wir keinen Einfluss und sind nicht dafür verantwortlich.

Eingabe von personenbezogenen Daten in der App

Mit dieser App wird den Nutzerinnen und Nutzern die Möglichkeit gegeben, eine Mängelmeldung unter Angabe personenbezogener Daten zu senden. Die Stadt Cloppenburg verarbeitet die Daten im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können, siehe Art. 4 EU-DSGVO. Damit Sie eine Mängelmeldung erfolgreich abschicken können, sind folgende personenbezogene Angaben zwingend erforderlich:
- Vorname
- Nachname
- Telefonnummer
- E-Mail Adresse
- Mängelmitteilung in Textform
- Zusätzliche Standortbeschreibung

Folgende Angaben sind freiwillig:
- Adresse mit Hausnummer
- PLZ/Ort
- Fotos
- Aktueller Standort in Form von GPS-Daten

Um die Meldung absenden zu können, muss in der App die Option "Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen und akzeptiert" aktiviert werden. Erfolgt diese Bestätigung nicht, ist das Absenden nicht möglich.

Datenerfassung/Datenverarbeitung
Ihre Daten werden dadurch erfasst, dass Sie die Daten in die App eingeben und die Meldung abschicken. Die Daten der Meldung werden über einen Mailserver für den Mailversand aufbereitet und anschließend per E-Mail an die Stadt Cloppenburg weitergeleitet. Sofern es für die weitere Bearbeitung des Anliegens notwendig ist, können die Meldungen evtl. auch zweckgebunden z.B. an kommunale Eigenbetriebe oder städtische Beteiligungen weitergeleitet werden.
Ihre Daten werden erhoben, damit Ihr Anliegen schnellstmöglich bearbeitet werden kann. Dazu ist möglicherweise zur Aufklärung der Mängel oder ggfs. Rückfragen auch eine Kontaktaufnahme mit Ihnen wichtig. Daher werden Ihre persönlichen Kontaktdaten obligatorisch erfasst. Ob Sie eine Antwort/Rückmeldung zur Meldung erhalten möchten, kann in der Meldung angegeben werden. Die Daten werden weder zu kommerziellen Zwecken noch analytischen Zwecken verarbeitet.

3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist ihre Einwilligung durch Nutzung der App beziehungsweise durch Absenden der Mängelanzeige gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden gegebenenfalls an den zuständigen Fachbereich innerhalb des Rathauses der Stadt Cloppenburg weitergeleitet, um die Ihr Anliegen bearbeiten zu können. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

5. Dauer der Speicherung

Ihre Meldung wird auf einem Mailserver für den reibungslosen Meldungsversand gespeichert. Zu Logging-Zwecken werden die Daten für einen Zeitraum von maximal 7 Tagen aufgehoben und danach unwiderruflich gelöscht. Übermittelte Fotos werden noch vor dem Versand an die Stadt Cloppenburg von potentiellen Metadaten (Aufnahmeort und -Zeit) bereinigt. Für eine vorzeitige Löschung der Daten stehen Ihnen die nachfolgenden Rechte zu. Von der Stadt Cloppenburg werden die Daten so lange gespeichert, wie es für die Bearbeitung des Anliegens erforderlich ist. Danach werden die Daten gelöscht.

6. Information zu Betroffenenrechten

Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der DS-GVO insbesondere folgende Rechte:
a) Auskunftsrecht über die zu ihrer Person gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Artikel 15 DS-GVO).
b) Recht auf Datenberichtigung, sofern ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten (Artikel 16 DS-GVO).
c) Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, sofern eine der Voraussetzungen von Artikel 17 DS-GVO zutrifft. Das Recht zur Löschung personenbezogener Daten besteht ergänzend zu den in Artikel 17 Absatz 3 DS-GVO genannten Ausnahmen nicht, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist. In diesen Fällen tritt an die Stelle einer Löschung die Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DS-GVO.
d) Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen der betroffenen Person benötigt werden oder bei einem Widerspruch noch nicht feststeht, ob die Interessen der Behörde gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen (Artikel 18 Absatz 1 lit. b, c und d DS-GVO). Wird die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestritten, besteht das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung für die Dauer der Richtigkeitsprüfung.
e) Widerspruchsrecht gegen bestimmte Datenverarbeitungen, sofern an der Verarbeitung kein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der betroffenen Person überwiegt, und keine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet (Artikel 21 DS-GVO).
f) Widerrufsrecht: Beruht die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen
g) Beschwerderecht: Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde, wenn sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden. Hierzu können Sie sich an eine Aufsichtsbehörde wenden.

Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: 0511 120-4500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

7. Angeforderte Berechtigungen / Zugriffsrechte der App

Für einige Funktionen muss die App auf bestimmte Dienste und Daten Ihres mobilen Geräts zugreifen können. Je nachdem, welches mobile Betriebssystem Sie verwenden, erfordert dies teilweise Ihre ausdrückliche Zugriffsfreigabe. Nachfolgend erläutern wir Ihnen für die beiden Betriebssysteme iOS oder Android, welche Berechtigungen die App gegebenenfalls abfragt und für welche Art von Funktionen diese Berechtigungen erforderlich sind.

Eingabe von personenbezogenen Daten der Mängelmeldung
Die Übermittlung der vom Nutzer eingegebenen personenbezogenen Daten erfolgt, damit der Empfänger der Meldung mit dem Nutzer/Kunden Kontakt aufnehmen kann.

Kamera/Galerie des Smartphones
Es ist ein Zugriff auf die Kamera erforderlich, da der App-Nutzer der Mängelmeldung bis zu drei Fotos beifügen kann. Diese Fotos können entweder aus den in der jeweiligen Galerie des Smartphones vorhandenen Fotos ausgewählt oder aber direkt mit der Kamera neu aufgenommen werden. Die Fotos werden beim Senden als Anlage zur erstellten und übermittelten E-Mail beigefügt.

Standort
Wenn Sie die Frage „Darf die App auf Ihren Standort zugreifen, wenn Sie die App benutzen?“ mit „Erlauben“ beantworten, erlauben Sie der App den Zugriff auf die Ortungsdienste Ihres mobilen Geräts. Die Ortungsdienste Ihres Geräts verwenden Informationen aus den Mobilfunk-, WLAN-, GPS-Netzen und/oder iBeacons, um Ihren ungefähren Standort zu bestimmen. Die Berechtigung für den Zugriff auf die Ortungsdienste Ihres Geräts ist erforderlich, damit der App-Nutzer der Mängelmeldung den jeweiligen Schadensort des Mangels in Form von GPS-Koordinaten beifügen kann. Die aktuelle Schadensposition kann dabei mit Hilfe einer Karte in der App ausgewählt und gespeichert werden. Hierdurch erhält der Empfänger den konkreten Schadensort mitgeteilt und kann für eine Beseitigung des Schadens an der richtigen Stelle sorgen, ohne dass der App-Nutzer die Schadensstelle gesondert und detailliert beschreiben muss. Wenn Sie den Zugriff auf den Standort nicht zulassen, steht diese Funktion in der App nicht zur Verfügung und Sie können den Schadensort lediglich per allgemeiner Eingabe in ein Textfeld mitteilen.

Internetverbindung
Für die Nutzung der App, die Anzeige von 'Impressum' und 'Datenschutzerklärung' sowie die Übermittlung der Mängelmeldung per E-Mail ist eine dauerhafte Internetverbindung erforderlich. Ansonsten kann die App nicht korrekt genutzt werden, da z.B. das Impressum und die Datenschutzerklärung nicht angezeigt, Kategorien nicht vom Server abgerufen und Meldungen nicht gesendet werden können.

Speicherung der übermittelten Meldungen in einer Chronik in der App
Die vom App-Nutzer eingegebenen Daten werden mit dem Senden in einer Chronik in der App des Nutzers gespeichert, damit der Nutzer die von ihm gesendeten Mängelmeldungen nachvollziehen kann. Die Daten in der Chronik der App können jederzeit vom Nutzer gelöscht werden. Diese Daten werden direkt auf dem Smartphone gespeichert und können von außen nicht ausgelesen oder abgerufen werden.

Hinweis: Die Inhalte dieses Dokuments spiegeln den jetzigen Kenntnisstand wider und werden regelmäßig aktualisiert.